Forretningsorden for DOF Nordvestjyllands bestyrelse.

Forretningsordenen vedtages af bestyrelsen. Den gennemgås af bestyrelsen en gang årligt, hvorpå den godkendes af den samlede bestyrelse.

Konstituering.
Bestyrelsen konstituerer sig på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen:
Der vælges formand, næstformand og kasserer i overensstemmelse med vedtægterne. Derudover vælges en sekretær.
Samtidig nedsættes eventuelle faste udvalg.

Bestyrelsen udpeger lokalafdelingens punkttællingskoordinator, repræsentanter i grønne råd, kommunekontakter samt DOF-base koordinator.

Det tilstræbes at bestyrelsen består af personer fra hele lokalafdelingens område.

Formanden tegner lokalafdelingen udadtil og har det overordnede ansvar for lokalafdelingens virksomhed. Formanden skal påse, at de forhold, der kræves i lovgivning, vedtægt og forretningsorden overholdes. Formanden indsender årsberetning til DOF.

Næstformanden træder i formandens sted i tilfælde af forfald.

Kassereren aflægger årsregnskab og udarbejder forslag til budget for det kommende år. Kassereren har over for bestyrelsen ansvaret for den daglige økonomi, herunder at lokalafdelingens midler anvendes i overensstemmelse med budget og handlingsplan. Kassereren indsender regnskab til DOF.

Sekretæren tager referat af bestyrelsesmøderne og har ansvaret for arkivering af referater, vedtægter, forretningsorden og lokalafdelingens øvrige regler og aftaler.

Bestyrelsesmøder.

Der afholdes 6-8 og mindst 4 bestyrelsesmøder om året. Mødeplan for det kommende år fastlægges på det konstituerende møde efter generalforsamlingen.

Et af årets møder bør afholdes som weekendseminar/visionsmøde.
Formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer kan til enhver tid kræve afholdt bestyrelsesmøde.

Mindst én af lokalafdelingens repræsentanter i hovedbestyrelsen og suppleanter inviteres til bestyrelsesmøderne som observatører med taleret.

Dagsorden.

Formanden indkalder til bestyrelsesmøderne.

Punkter, der ønskes sat på dagsorden sendes til formanden senest 10 dage før mødets afholdelse.

Dagsorden med bilag udsendes 1 uge forud for møderne.

Faste dagsordenpunkter:

• Godkendelse af referat
• Kassereren fremlægger ajourført bogholderi på hvert møde
• Status for hjemmesiden og facebook.
• Status vedr. kommende ture og møder
• Orientering fra diverse møder, hvor lokalafdelingen er repræsenteret
• Konstituering af bestyrelsen (kun første møde efter generalforsamling)
• Fastlæggelse af mødedatoer (kun første møde efter generalforsamling)
• Udarbejdelse af handlingsplan (november- eller decembermødet)

Sidste møde før generalforsamlingen:

• Formanden fremlægger forslag til årsberetning

• Kassereren præsenterer årsregnskab og forslag til budget for kommende år baseret på bestyrelsens forslag til handlingsplan

 Referater.

Sekretæren fører beslutningsreferat over bestyrelsesmøderne og evt. beslutninger truffet ved skriftlig høring.
Referatet udsendes til bestyrelsen senest 14 dage efter mødet.

Mødedeltagerne sender evt. rettelser til referatet senest 7 dage efter modtagelsen, hvorefter det anses for godkendt.

Referat fra generalforsamlingen lægges på hjemmesiden.

Mødeledelse.

Formanden leder møderne.
Bestyrelsesmøderne må højest vare 3 timer (19-22).

Afstemninger.

Afstemninger afgøres ved almindeligt flertal. Personvalg dog med flest stemmer.
Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.
Der kan normalt kun træffes beslutning om sager, der er optaget på dagsordenen.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede.

Inhabilitet.

Et bestyrelsesmedlem har pligt til tidligst muligt at informere bestyrelsen om sin eventuelle inhabilitet.

Bestyrelsen træffer endelig afgørelse om et bestyrelsesmedlems inhabilitet.

Budget og regnskab.
Der betales kørselsgodtgørelse vedr. nedenstående, forudsat at der arrangeres samkørsel i videst mulig udstrækning:

• Bestyrelsesmøder
• Bestyrelsesmøder i fora hvor lokalafdelingen er repræsenteret (f.eks. NP Thy)
• Generalforsamling (Medlemmer af bestyrelsen)
• Grønt Råd
• Arrangementsudvalgsmøder, herunder også møder for Gråmejserne
• Indtægtsgivende aktiviteter
• Andre aktiviteter besluttes fra gang til gang
• Kørsel i forbindelse med trailer.

Kørselsafregninger sendes til kassereren umiddelbart efter hvert kvartals afslutning.

Andre omkostningsrefusioner besluttes fra gang til gang.

Der kan træffes aftale om honorar i forbindelse med indtægtsgivende arrangementer.

Foredragsholdere modtager to flasker god rødvin (helst økologisk).

Udvalg.
Bestyrelsen kan nedsætte faste udvalg, der fungerer indtil næste konstituering.
Der kan til løsning af enkeltopgaver også nedsættes ad hoc-udvalg, som opløses igen, når opgaven er løst.
Bestyrelsen kan fastsætte kommissorium og budgetramme for udvalgene.

Udvalg er ansvarlige for at planlægge tilstrækkelig langt frem til, at deadlines til lokalafdelingens og de landsdækkende blade kan overholdes.

 Arrangementsudvalg.

Bestyrelsen vælger for et år af gangen en ansvarlig for arrangementsudvalget.

Bestyrelsen vælger for et år af gangen yderligere minimum 2-3 personer til arrangementsudvalget, hvoraf minimum 1-2 personer findes udenfor bestyrelsen.

Revideret på møde i lokalbestyrelsen d. 12. august 2020.